Gestiona a los usuarios de tu cuenta de HubSpot

Todos los usuarios con permisos para agregar y editar usuarios en tu cuenta de HubSpot podrán personalizar los usuarios ya existentes y crear otros nuevos. Además, HubSpot te permite decidir hasta dónde puede acceder cada usuario. Podrás controlar qué pueden ver y modificar en la plataforma.  

Agrega y edita usuarios en HubSpot

Antes de otorgar permisos en HubSpot es necesario crear los usuarios que van a utilizar este CRM. Para ello, deberás seguir los siguientes pasos:

1. Inicia sesión en tu cuenta de HubSpot y haz clic en configuración. 
2. Aparecerá la opción de usuarios y equipos en la barra lateral izquierda, deberá clicar en ella. 
3. Una vez hayas navegado en esta opción, deberás hacer clic en crear usuarios situado en la parte superior derecha de la pantalla. Para crear usuarios existen diferentes formas:
1. La primera opción consiste en incluirlos manualmente uno por uno. Es decir, introduciendo las direcciones de correo electrónico en el apartado de agregar direcciones de correo electrónico.
2. Por el contrario, si prefieres insertar varios usuarios a la vez, puedes incluir las direcciones de correos que desees separándolas con un espacio. Luego, debes clicar en siguiente. 
3. Asimismo, puedes importar usuarios desde un archivo CSV. Para ello, crea un excel en la que se incluya una columna con las direcciones de correo electrónico de tus usuarios y sus nombres.  Guarda el archivo en formato CSV. En HubSpot, haz clic en un archivo CSV y selecciona el archivo.  
4. Por último, si cuentas con la integración con Salesforce activada, podrás importar los usuarios desde Salesforce haciendo clic en registros de Salesforce.

Tipos de permisos en HubSpot

Una vez agregados los usuarios es necesario configurar los permisos de estos. Si seleccionaste la opción de agregar múltiples usuarios, los permisos que otorgues se establecerán para todos los usuarios. 

Cuando hayas importado los usuarios, aparecerá una sección llamada ¿Cómo deseas asignar permisos a este usuario?, deberás seleccionar la opción de permiso. 

HubSpot te permitirá otorgarle diversos permisos predeterminados en función de lo que quieras permitirle a los usuarios. Estos permisos son:

CRM

Esta pestaña sirve para establecer los permisos necesarios para acceder a objetos y herramientas de CRM. 

El acceso a objetos permitirá a tus usuarios personalizar los registros de objeto que el usuario puede ver, editar o comunicarse. Puede otorgarle permisos para acceder a contactos y empresas, negocios, tareas, objetos personalizados y tickets.

Es decir, el usuario podrá ver, modificar y controlar el conjunto de empresas, tareas, contactos, tickets y objetos personalizados. Asimismo, tendrá la oportunidad de enviar correos, llamar o programar una reunión con las empresas y contactos a los que tenga acceso. 

Además, podrás acceder a las herramientas de CRM que te permitirán personalizar el acceso a acciones masivas, como: 

• Realizar una eliminación masiva de las bases de datos.

• Herramienta de workflow. 
• Importación y exportación de contactos.
• Chatflows.
• Configuración de propiedades. 
• Vistas personalizadas.

Marketing 

Los usuarios con permiso a la pestaña de Marketing podrán gestionar las herramientas de publicación de marketing. Entre estas herramientas se encuentran:

• Creación de formularios y listas
• Edición y eliminación de archivos de HubSpot
• Publicación de anuncios y campañas
• Acceso a los correos electrónicos
• Publicación en redes sociales
• Creación de contenido en el blog
• Redacción o publicación en páginas de destino o páginas del sitio web. 
• Herramientas de diseño.
• Redireccionamientos de URL

Ventas 

Para poder gestionar las herramientas de ventas el usuario tiene que tener permiso en la pestaña de Sales. Gracias a ella podrás:

• Crear envíos de líneas personalizados
• Acceder a las ventas
• Administrar el catálogo de productos.
• Editar, crear y eliminar las plantillas para los correos.
• Realizar pronósticos de ventas y metas de ingresos
• Crear secuencias.

Servicio

Gracias al acceso a esta pestaña podrás crear y comprobar las encuestas de comentarios a tus clientes. Crear artículos en la base de conocimiento de tu empresa y crear, modificar y eliminar plantillas.  

Informes

Los usuarios con permisos a la sección de informes podrán acceder a los paneles de informes y herramientas de analíticas para comprobar la progresión de sus ventas. Asimismo podrá analizar los informes de marketing sobre el tráfico de la web, campañas que haya realizado la empresa, etc. 

Cuenta

Esta sección permitirá establecer los permisos y restricciones para la administración de la cuenta de HubSpot. 

Super administrador

Los usuarios que tengan el rol de super administrador podrán acceder a todas las herramientas y configuraciones de la cuenta, así como a las claves API. También les permitirá crear y administrar páginas de programación para otros usuarios. 

Para ser super administrador de una cuenta, otro super administrador tiene que dar permiso haciendo clic en el menú desplegable acciones y seleccionando convertir en super administrador. 

Por otra parte, podrás otorgar permisos a los usuarios usando un rol que hayas creado y personalizado, o podrás personalizar un rol desde cero para que tus usuarios accedan solo a la información que necesiten.  

Si estás interesado en conocer más información, puedes consultar los siguientes artículos:

https://knowledge.hubspot.com/es/settings/add-and-remove-users

https://knowledge.hubspot.com/es/settings/hubspot-user-permissions-guide