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Para poder enviar correos electrónicos individuales o secuencias desde HubSpot, registrar las respuestas de estos e instalar HubSpot Sales es necesario conectar tu cuenta de correo electrónico personal al CRM. Esto permitirá que HubSpot envíe emails a tus contactos usando los servidores de correo de tu empresa.
Asimismo, para la utilización de determinadas herramientas del CRM es imprescindible establecer una conexión a tu cuenta de email personal. Otra de las funcionalidades que ofrece HubSpot es conectar varias cuentas de correo electrónico personales o una dirección de correo electrónico de equipo.
Una dirección de correo electrónico de equipo es aquella cuenta a la que acceden y usan varios usuarios para comunicarse con los clientes. Gracias a ella, los miembros de tu equipo podrán administrar, ver y responder los mensajes en un solo lugar facilitando la organización.
Cómo conectar tu cuenta de email personal a HubSpot.
En primer lugar, para poder conectar tu correo electrónico debes tener permisos en el apartado de Acceso a ventas o Acceso a cuenta.
El correo electrónico que uses debe ser único para tu usuario sin que este lo pueda usar otro miembro del equipo. Este email podrá ser la dirección de correo de tu empresa o la que utilices en tu día a día para enviar correos electrónicos a tus contactos.
Debes confirmar que tu proveedor de email está alojado en tu dirección de correo electrónico para poder conectarte a HubSpot con ese proveedor. Para comprobarlo puedes solicitarlo en tu departamento de informática o puedes buscar tu dominio a través de MxToolbox.
A continuación te explicaremos cómo conectar tu cuenta al CRM:
- El primer paso una vez hayas accedido a tu cuenta de HubSpot, es clicar en configuración, situado en la barra de navegación principal.
- Posteriormente, en el menú de la barra lateral izquierda debe hacer clic en general.
- Accede a la pestaña de correo electrónico y, luego, haz clic en conectar con correo electrónico personal.
Una vez llegado a este punto puede conectar su cuenta de Gmail, Office 365 u otra cuenta.
Conecta tu cuenta de Gmail
Para conectar la cuenta de Gmail, debes acceder al apartado de Gmail y clicar en continuar. Seguidamente, el programa le pedirá el inicio de sesión en tu cuenta de Gmail. Tienes que introducir la dirección de correo electrónico que vas a usar con HubSpot. Por último, revisa los permisos y cliquea en permitir. Se te redireccionará para informarte que tu bandeja de correo ya se encuentra conectada al CRM.
Conecta tu cuenta de Office 365
La cuenta Office 365 se configura de la misma manera que la cuenta de Gmail. De tal forma que debes clicar en Office 365 para que el programa te indique que inicies sesión en tu cuenta para, finalmente, conectarla.
Conecta tu cuenta a través de IMAP
Antes de comenzar la configuración de tu cuenta a través de IMAP, debes asegurarte de cumplir los requisitos técnicos necesarios para poder conectar tu bandeja de entrada.
Una vez te hayas asegurado de esto debes seguir el mismo procedimiento que en los casos anteriores, pero debes clicar la opción de other mail account.
Normalmente, cuando HubSpot te redirecciona para que introduzcas la dirección y contraseña de tu correo electrónico, este detecta la configuración de IMAP y SMTP de tu servidor para conectarlo.
No obstante, puede ocurrir que el CRM no detecte esta configuración, por lo que deberás hacer clic en opciones avanzadas para configurarlo manualmente.
- En el caso de que el correo saliente, es decir el SMTP, no utilice las mismas credenciales que el correo entrante o IMAP, debes desactivar la casilla de comprobación el correo saliente usa las mismas credenciales que los entrantes e introduce las credenciales para ambos servidores.
- En vez de introducir estas credenciales, es posible introducir el nombre del usuario del servidor y el puerto tanto IMAP como SMTP.
- Por último, es posible seleccionar la casilla de comprobación si es necesario que se encuentra situada junto a permitir certificado no seguro.
Finalmente, haz clic en conectar bandeja de entrada para que tu conexión se verifique y se conecte a HubSpot.
Instrucciones para instalar HubSpot Sales
Otra de las ventajas que tiene este CRM es la posibilidad de instalar la extensión de HubSpot Sales en tu correo para poder acceder directamente desde tu bandeja de entrada a las herramientas de hubspot.
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Instalación en Google Chrome
Para la instalación de la extensión de HubSpot Sales se deben seguir cuatro pasos:
- Descargar la extensión de HubSpot Sales en la tienda de Google Chrome.
- Iniciar sesión en la cuenta de Gmail que conectaste a HubSpot.
- Clicar en agregar extensión.
- Una vez agregada te pedirá iniciar sesión en tu cuenta de HubSpot.
Gracias a esta extensión podrás disfrutar de todos los documentos, secuencias y plantillas de HubSpot en tu Gmail.
Además, HubSpot tiene una opción de seguir y registrar para monitorizar toda interacción de tus contactos con tus correos. Es decir, podrás recibir notificaciones en tiempo real cuando un contacto abra tu email y te permitirá registrar el correo electrónico de tus contactos para mantener un registro de todas las comunicaciones anteriores para tu equipo.
Para conectar esta opción deberás seleccionar la casilla de seguimiento a la hora de escribir un correo y enviarlo.
En cambio, para activar la opción de registrar deberás seleccionar la casilla “registrar” antes de enviar un correo electrónico a un contacto asociado a tu CRM.
Esta opción predeterminada seleccionará automáticamente los tres primeros registros de negocios del contacto para registrar emails. Además, si incluyes a los destinatarios se seleccionarán automáticamente los objetos asociados a los registros. Por lo que para seleccionar los registros explícitamente, tienes que hacer clic en el menú desplegable junto a la opción de registrar y, seleccionar y borrar las casillas de comprobación.
Instalación en Outlook
Por otra parte, para instalar HubSpot Sales en Outlook debes descargarlo, ejecutar el instalador y reiniciar Outlook. Posteriormente, te indicará que inicies sesión en tu cuenta de HubSpot.
Esta extensión tiene las mismas funcionalidades que la extensión en Google Chrome, permitiéndote de la misma manera realizar un seguimiento y registro de los correos.
La única diferencia existente se encuentra en el registro de los contactos, ya que este se llevará a cabo seleccionando la casilla registrar en el CRM para que se complete el campo del contacto.
Esperamos que este artículo le haya sido de utilidad. Si te gustaría tener más información, puedes consultar los siguientes artículos:
https://knowledge.hubspot.com/es/email-tracking/connect-your-inbox-to-hubspot
https://knowledge.hubspot.com/es/connected-email/how-to-install-hubspot-sales